home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 3 / Gold Medal Software - Volume 3 (Gold Medal) (1994).iso / database / hbms431.arj / HBMSDOCS.EXE / TESTDRIV.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-07-04  |  12KB  |  233 lines
  1.  
  2.                 TEST DRIVE .....  the Home Budget Management System 
  3.  
  4.  
  5.           Welcome to the HBMS "Test Drive".  This file and the sample data 
  6.       has been included for demonstration purposes.  Following the steps in 
  7.       this document can be the most efficient way to acquaint you with HBMS, 
  8.       show off SOME of its capabilities, and help you decide if the program 
  9.       will serve your needs. 
  10.  
  11.           The time period for this data is from January through April, 1984.  
  12.       In the interest of disk space, the ledger files for January, February, 
  13.       and March are missing.  This means you will be unable to view or print 
  14.       transaction entries for these three months.  However, the actual totals 
  15.       for these months are still recorded in the ACCOUNTS.84 file.  Also you 
  16.       should not try to reopen into March.  
  17.  
  18.           Be aware that this data is fictitious.  If some of the amounts or 
  19.       descriptions seem odd, bear with me. 
  20.  
  21.           Please follow the steps closely and resist the temptation to 
  22.       experiment on your own until you have been completely through this 
  23.       "Test Drive".  
  24.  
  25.           Make sure the files HBSETUP.EXE, HBMS.EXE, HBMS.OVR, CATS.84, 
  26.       ACCOUNTS.84, LEDGR-4.84, HCONFIG.84, MACROS.84, TEMPLATE.84 and 
  27.       DUEDATES.84 are on your disk.  It might be helpful to check off the 
  28.       steps as you go along.  Having a printed copy of HBMS.DOC is helpful, 
  29.       but not absolutely necessary for the Test Drive.  
  30.  
  31.           Throughout this document the verb "strike" will mean to tap the 
  32.       intended key only.  You will not have to use the <ENTER> key.  The 
  33.       verb "enter" will mean type in your data and then use the <ENTER> key.  
  34.  
  35.       **********************************************************************
  36.  
  37.       1.   Start the program by typing HBMS and strike <ENTER>.  You will be 
  38.            greeted with a message about Shareware.  Registered users are 
  39.            provided with information on how to bypass this screen.  If you 
  40.            have not already run the HBSETUP program, you will be warned 
  41.            about it, but for now just continue.  (HBSETUP also allows you to 
  42.            have color.)  HBMS will use the system date in your computer to 
  43.            prompt you for the Year of Account Data.  We want to load the 
  44.            sample data for 1984 so change it to "84" and hit <ENTER>.  This 
  45.            number also happens to be the file extension of all the data 
  46.            files.  If the sample data is in the same directory you ran HBMS 
  47.            from, the Data Path should be correct, so just hit <ENTER>.  You 
  48.            should now be at the Main Menu screen.  Notice that it reminds 
  49.            you of the current open month, fiscal year, and exactly where the 
  50.            data files are.  
  51.  
  52.       First we will explore the Reports section, as these reports will be 
  53.       the end result of your financial record-keeping. 
  54.  
  55.        2.  Select "R" for Reports.  Accept "4" as the Month to Report.
  56.  
  57.  
  58.  
  59.       At this point you will be prompted for an Account Code.  HBMS uses 
  60.       short codes (abbreviations), to refer to accounts.  Since you don't 
  61.       have a printed example of the different accounts in the sample data, 
  62.       strike the <F2> key to bring up a Chart of Accounts help screen.  All 
  63.       the Categories and Accounts are available for your inspection, but for 
  64.       now use the ESCape key to get back to the Account Code prompt. 
  65.  
  66.        3.  Enter "EL" to select Electricity, and you will be presented with 
  67.            the "Monthly Totals" view  of this account.
  68.  
  69.       The data inside the heavy outlined box is for the "EL" Account only.  
  70.       Notice that an asterisk flags both April, and Year To Date Actuals as 
  71.       being outside the budgeted limits.  Looking below you will see that 
  72.       Electricity falls in the UTILITIES category.  Similarly, UTILITIES is 
  73.       part of the EXPENSES Money Group, which is used to calculate NET INCOME. 
  74.  
  75.        4.  Notice the prompt on the bottom line of the screen, and strike 
  76.            "A" for an annual view of Electricity. 
  77.  
  78.       The data in this screen is pretty much self-explanatory.  
  79.  
  80.        5.  Strike the <ENTER> key and you will be prompted with the code of 
  81.            the next account to report on.  Striking the <ENTER> key again 
  82.            will accept that prompt.  
  83.  
  84.       You will find that by just using <ENTER> alone you will be able to 
  85.       step through the accounts in the order they appear in the Chart of 
  86.       Accounts.  
  87.  
  88.        6.  Bring the Repair/Improvement account on screen by entering "RI" 
  89.            at the account code prompt. 
  90.  
  91.        7.  Strike "S" to select a Sorted Ledger view of Repair/Improvement. 
  92.  
  93.        8.  You will be prompted with a beginning month of 4 (April).  
  94.            NOTE: In a normal budget you would be able to start at the 
  95.            beginning of the year, but since the first three months of ledger 
  96.            entries have not been included in the sample data, please accept 4 
  97.            as a starting point.  
  98.  
  99.       All the transactions involving Repair/Improvement for April will be 
  100.       displayed.  The numbers under the "Rec" column are the record numbers 
  101.       of the transactions as they were entered in the Ledger Posting section.  
  102.  
  103.        9.  Before leaving the Sorted Ledger screen, enter "CK" in the 
  104.            account code field to view the checking account.  Notice that the 
  105.            screen will pause when it fills so you can view the data before 
  106.            it scrolls off.  At this point you can strike <ENTER> to continue 
  107.            scrolling or <ESC> to end this account and select another.  
  108.  
  109.       By now you should have the idea of how to select the different views 
  110.       and step through the accounts, but there is one more way of observing 
  111.       data on screen, and it resides in the Ledger Posting section. 
  112.  
  113.       10.  Leave the Screen Reports section by using the <ESC> key. 
  114.  
  115.       11.  From the Main Menu, strike "L" for Ledger Posting. 
  116.  
  117.  
  118.       12.  Notice the bottom line on the screen and enter a "V" at the 
  119.            action prompt to "View" the previously entered transactions.  
  120.  
  121.       13.  Accept month 4 as a starting point. 
  122.  
  123.       You will be presented with the first transaction in April, exactly as 
  124.       it was entered.  You can browse through the other transactions by 
  125.       using the <UP>, <DN>, <PgUp>, <PgDn>, <HOME>, and <END> keys.  
  126.  
  127.       14.  When finished, use <ESC> to get back to the Ledger Posting screen.  
  128.  
  129.       At this point you have seen SOME of the screen reporting capabilities 
  130.       of HBMS.  The printed reports are just as informative, but please 
  131.       wait until later to try them.  You will have to configure your printer 
  132.       first, by using HBSETUP. 
  133.  
  134.       If you have stayed with me this far and have been favorably impressed, 
  135.       please continue and I'll demonstrate two different methods of entering
  136.       ledger data into the system.  
  137.  
  138.       15.  You should be at the Ledger Posting screen with the Action prompt 
  139.            waiting.  Accept "D" for Decrease.  
  140.  
  141.       16.  Enter "CK" for Checking as the "source" account.  The current 
  142.            balance for that account will be displayed.  
  143.  
  144.       17.  Enter "123" as the check number (type over whatever is there).  
  145.  
  146.       18.  Enter "16" as the date.  (on first access to Ledger Posting, 
  147.            the system date will be supplied, just type over it)
  148.  
  149.       19.  Enter "The Drug Store" for the Payee. (Source description) 
  150.  
  151.       20.  Enter $14.73 for the amount of the check.  Notice how the amount 
  152.            turns to a negative value.  That's because you will be decreasing 
  153.            the balance of the CHECKING ACCOUNT (by writing a check).  
  154.  
  155.       Now you will disburse the money to the "target" accounts.  
  156.  
  157.       21.  Instead of accepting the full amount, enter $9.95 as a target 
  158.            amount.  
  159.  
  160.       22.  Enter "FC" for the target code.  
  161.  
  162.       23.  Enter "Processing" for the target description.  
  163.  
  164.       24.  You will be prompted with the remaining $4.78 as the value for 
  165.            the next target amount.  Accept it. 
  166.  
  167.       25.  Enter "RX" for the account code. 
  168.  
  169.       26.  Type in "Vitamins" for the description but DO NOT hit <ENTER>. 
  170.  
  171.       27.  This will be a good chance to experiment with the editing keys of 
  172.            HBMS.  Try the <HOME> key, the <END> key, the <LEFT> and <RIGHT> 
  173.            arrows, <INSERT> and <DELETE>.  Save the <ESC> key for last.  
  174.  
  175.       28.  Strike the <ESC> key in order to erase the description field.  
  176.            Type in the Tilde <~> character only and hit <ENTER>.  
  177.  
  178.       This action will automatically enter whatever was in the Payee/Payor 
  179.       field above.  It can come in handy on certain types of transactions.  
  180.  
  181.       29.  At this point you will have to decide whether the "Above 
  182.            Information is OK".  Strike "N" for no.  Now you are in the
  183.            "EDIT" mode.  Use the <ENTER> key to step through the fields 
  184.            by accepting each value until you get back to the Rx Drugs 
  185.            description.  Change the description back to "Vitamins".  
  186.  
  187.       30.  Accept the information as being ok. 
  188.  
  189.       For the second and last screen we will do a Spending Cash transaction.  
  190.  
  191.       31.  Strike "D" for Decrease, enter "SC" for Spending Cash, and accept 
  192.            the same date.  There is no check number and for a spending cash
  193.            transaction, nothing is needed in the Payee field.  
  194.  
  195.       32.  Leave the source amount field empty also for this transaction. 
  196.  
  197.       When the source amount is left empty, HBMS will keep a running total 
  198.       as you disburse the money to the target accounts listed below. 
  199.  
  200.       33.  Enter $2.05, "BM" for Books/Magazines, and any description.
  201.  
  202.       The prompt at the bottom of the screen talks about a "NULL" value.  
  203.       This simply means an empty entry field.  The <ESC> key will empty or 
  204.       NULLify the field, but don't do it now. 
  205.  
  206.       34.  Enter $3.53 and "EO" for Eating Out. 
  207.  
  208.       Notice how a running total is being tallied for Spending Cash in the 
  209.       source amount field. 
  210.  
  211.       35.  At this point you could continue to list all the items that you 
  212.            bought with spending cash on this date.  When finished leave an 
  213.            amount value empty (null) and you should be prompted for the 
  214.            "Above Ok" decision. 
  215.  
  216.       36.  An <ESC> at the Action prompt, returns you to the Main Menu.   
  217.  
  218.       Please be aware that HBMS has many more features, and lots of short 
  219.       cuts.  By now though, you should have an idea of what HBMS is designed 
  220.       to do.  I hope it suits your needs.  If you haven't done so already, 
  221.       please print (and READ) the documentation, and run the setup program 
  222.       HBSETUP.EXE.  Then you will be able to print the sample data reports.  
  223.       This is something I highly recommend.  The sample data contains 
  224.       examples of most types of transactions, and many other things you may 
  225.       have questions about.  Before you start your own budget system,  you 
  226.       should print the Sample Chart of Accounts as a minimum.  It will give 
  227.       you an idea of how to design your own Chart of Accounts.  Some users 
  228.       have reported that they have used the Sample Chart of Accounts as a 
  229.       beginning for their own, and just made a few changes.  This is an 
  230.       excellent idea and you can read about how to do it in the main 
  231.       documentation under "Beginning a New Year". 
  232. 
  233.